De rit is georganiseerd door Stichting Hippisch Platform Ermelo, waarvan Han Wilhelm en Vivian Sluis de drijvende krachten zijn. Al in april start Vivian met het samenstellen van de routes. “Dat is mijn taak”, vertelt ze opgewekt, “ik gebruik hiervoor het officiële knooppuntennetwerk voor ruiters en menners op buitenrijden.nl. Routes uitzetten met lintjes hoeft niet meer. Deelnemers navigeren graag op het duidelijke knooppuntensysteem. Via een gpx-bestand in een navigatie-app, of met een papieren kaart, het kan allemaal. Ieder jaar probeer ik wat variatie aan te brengen in de afstanden en de routes. Dit jaar was het hoogtepunt op zaterdag de schitterende paarsbloeiende Ermelose heide. Bij het maken van de routes houd ik rekening met de menners, die hogere eisen aan de paden stellen, omdat ze breder en minder wendbaar zijn dan een ruiter te paard.”

Waar Vivian vooral met deelnemers communiceert, neemt Han Wilhelm de contacten met terreineigenaren voor zijn rekening. Vivian licht toe: “Hierin trekken we samen op met de KNHS, onze bijna-buren, die in oktober hun rit organiseren. Zo kan de boswachter de controle en het onderhoud van onze routes én die van de KNHS-rit in één keer uitvoeren.”

Tot op heden is het nodig om iedere terreineigenaar afzonderlijk te benaderen. Er is geen eenduidig beleid rondom evenementen in het buitengebied, partijen hanteren verschillende definities en voorwaarden.

Veel deelnemers hebben geen idee van wat er achter de schermen geregeld dient te worden voordat de tweedaagse kan plaatsvinden. “Wij hebben te maken met twee gemeentes, Natuurmonumenten en Staatsbosbeheer. Voor een rit als de Ermelose Paarden Tweedaagse geldt in ieder geval een meldingsplicht. Daarnaast eisen enkele terreinbeheerders een volledige vergunningaanvraag, waarvan de doorlooptijd enkele maanden in beslag kan nemen. Tarieven variëren behoorlijk; waar we aan één partij 5% van het inschrijfgeld afdragen, vraagt een andere een eenmalig bedrag van € 80,-. Dan is er ook nog een die doodleuk 25% van het inschrijfgeld plus € 75 administratiekosten in rekening brengt, per dag! Gelukkig doen we het niet voor het geld”, lacht Vivian.

Het bijzondere van deze tweedaagse is de eenvoud. De opzet is al jaren ongewijzigd. “Het gaat ons puur om de buitenrijervaring, niet meer en niet minder”, zegt Vivian, “deelnemers worden goed verzorgd, maar zonder franje. Ze krijgen onderweg drinken, een snackje en een koek van  Bakkerij de Wegerif in Harderwijk.”

Voor de paarden zijn er wortels, wat door de deelnemers bijzonder wordt gewaardeerd, getuige de bedankjes op de Facebookpagina van Stichting Hippisch Platform Ermelo. Bij terugkeer op Het Veluws Ros verzorgt de rijvereniging een eenvoudige lunch. Er is geen strodorp, geen paardenweegschaal of gezamenlijke barbecue. “Een bewuste keuze”, zegt Vivian, “de  rijvereniging heeft geen stallen, de paarden staan op de trailer, dus deelnemers kunnen niet aan de bar blijven hangen. Meer activiteiten betekent meer organisatie en meer gedoe, en bij sponsoren horen verplichtingen. Nee hoor, behalve die ene koek zijn we daar niet naar op zoek. Het is en blijft een kleinschalig evenement waarbij alle kosten worden gedekt vanuit het inschrijfgeld.”

Dat het werkt bewijzen de terugkerende deelnemers. Deelneemster Lizanne van IJmond vat het samen: “We worden compleet ontzorgd, aan alles is gedacht zodat wij lekker kunnen rijden. Han en Vivian doen dit niet om bekendheid of schouderklopjes te krijgen. Ze genieten zelf ook, dat zie je aan alles.”

De deelnemende ruiters en menners komen uit alle windstreken; van Noord-Holland tot Noord-Brabant en zelfs Duitsland. Evenzo groot is de variatie onder de paarden, er zijn KWPN-ers, jachtpaarden, Haflingers, Fjorden, Friezen, Arabieren en dit jaar voor het eerst een span Shetlanders. De gemene deler is dat iedereen samen met zijn of haar paard wil genieten in het bos.

En dat doen ze, ondanks de regenbuien. Iedereen is onverdeeld enthousiast over Vivian en Han en waardeert de eenvoudige opzet van het weekend. Woorden als 'gezellig', 'zorgeloos' en 'rust' komen vaak voorbij. Een voorbeeld is de start: deelnemers ontvangen een richttijd zodat de groep enigszins gespreid is, maar het is slechts een indicatie. Hierdoor heeft niemand stress bij de start. Deelnemers lossen het onderling op bij drukte. “Gaan jullie maar eerst hoor”, zegt dan iemand tegen een groepje met wat opgewonden paarden, “wij kunnen nog wel even wachten.”

Stichting Hippisch Platform Ermelo heeft geen tekort aan vrijwilligers, uniek in evenementenland. Vivian: "We hebben leuke meiden bij de pauzeplek, onze vaste fotografen Ad van Meurs en Annike van Rijsbergen, verkeersregelaars van het VVV en op de pauzeplek was dit jaar een team van 'Eerst Helpen' uit Emmeloord aanwezig. Zij boden ook Eerste Hulp Bij Opstijgen. En stel je voor, tijdens de laatste routecontrole op zondagochtend, bleek een omgevallen boom een pad te blokkeren. De voorzitter van het Veluws Ros kwam direct helpen om de boom weg te zagen. Rond twee uur is iedereen weer terug op het honk, niemand blijft plakken en om vier uur zijn vrijwilligers en organisatie weer thuis. We hebben dus ook nog een avond en zijn niet uitgeput. Ik denk dat we mede daarom nooit moeite hebben om vrijwilligers te vinden."

“Wanneer Han en ik tevreden zijn? Als alle deelnemers met een lach op hun gezicht en met frisse paarden weer veilig terug zijn op de tweede dag”, zegt Vivian zonder aarzelen. "Dan slaken we een diepe zucht en proosten op een mooie editie. We betalen de rekeningen, evalueren de gang van zaken en genieten nog even van bedankjes via de socials. Het laatste hoogtepunt is wanneer de fotografen hun albums aanleveren. En dan is het voorbij. We nemen ons voor om een nieuwe website te bouwen en ons Instagram account nieuw leven in te blazen. Voor je het weet is het alweer april."